Informativa privacy per Whistleblowing

PREMESSE

La presente informativa è redatta ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito, per brevità “GDPR”) in materia di protezione delle persone fisiche relativamente al trattamento dei dati personali, nonché delle disposizioni applicabili del D.Lgs. 196/2003 e s.m.i. (“Codice Privacy”) nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati, con particolare riguardo per la riservatezza dell’identità dei soggetti coinvolti.

Le seguenti informazioni sono fornite ai fini di trasparenza nei confronti del soggetto che procede alla segnalazione (segnalante) e delle persone coinvolte o menzionate nella segnalazione, per informarli dei termini e modalità di trattamento dei dati, ivi compreso l’esercizio dei diritti connessi e relativi limiti all’esercizio degli stessi alla luce delle disposizioni di cui al D.lgs. 231/2001 e D.lgs. 24/2023.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Formazienda, Fondo paritetico interprofessionale nazionale per la formazione continua (riconosciuto dal Ministero del lavoro e delle politiche sociali), con sede in Crema (Italia), Via Olivetti n. 13, e-mail direzione@formazienda.com; mail pec: relazioniesterne@pec.formazienda.com, telefono 0373 472168, C.F. 91031030199.

FINALITÀ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI. NATURA DEL TRATTAMENTO

I dati personali sono raccolti e trattati per le finalità strettamente connesse alla gestione delle segnalazioni di condotte illecite, relativamente ad attività e/o comportamenti difformi dalle procedure implementate dal Fondo, aventi in particolare ad oggetto fatti e comportamenti che costituiscano, anche solo potenzialmente, una violazione di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità del Titolare, delle policy e procedure aziendali, del Codice Etico del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dal Fondo ai sensi del D.lgs. n. 231/2001, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato, nonché, più in generale, le violazioni di norme di condotta professionale e/o principi di etica richiamati dalla normativa vigente e/o comportamenti illeciti o fraudolenti riferibili a dipendenti, membri degli organi sociali o terzi (clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, ecc.).

La base giuridica del trattamento risiede nell’adempimento di un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare, con riferimento, in particolare, alle previsioni contenute nel D.lgs. 231/ 2001 e nel D.lgs. 24/2023, nonché sulla base del legittimo interesse dello stesso al perseguimento di finalità difensive, di controllo interno e monitoraggio dei rischi aziendali derivanti dalla ricezione delle segnalazioni.

In caso di segnalazione orale, verrà richiesto il consenso esplicito del segnalante al fine di consentire la registrazione dell’audio.

Si precisa che il suddetto consenso e qualsiasi altro consenso richiesto – di cui alla presente informativa – ai fini della procedura di gestione delle segnalazione potrà essere revocato nei limiti in cui la legge applicabile lo consente e, in particolare, la richiesta di revoca sarà oggetto di valutazione da parte degli organismi preposti al fine di contemperare l’esigenza di tutela dei diritti degli individui in ambito privacy con la necessità di contrasto e prevenzione delle violazioni delle regole di buona gestione societaria ovvero delle normative applicabili in materia. La revoca del consenso non pregiudica, in ogni caso, la liceità del trattamento fino a quel momento effettuato.

Qualora il contenuto della segnalazione esuli dall’ambito di applicazione della normativa richiesta, i relativi dati saranno trattati dal Titolare solo in presenza di un obbligo normativo e/o di un interesse legittimo alla tutela e/o esercizio nelle competenti sedi delle proprie ragioni di diritto.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali oggetto di trattamento sono conferiti dal segnalante tramite i canali di segnalazione istituiti dal Titolare.

I dati trattati possono includere:

1. informazioni personali e informazioni di contatto (e.g. nome, cognome, numero di telefono, livello gerarchico, area aziendale di appartenenza, ecc.);
2. dati che il segnalante ha inteso fornire per rappresentare i fatti descritti nella segnalazione. Si specifica che in questo caso il Titolare non è in grado di determinare a priori i dati oggetto della segnalazione, che potrà quindi contemplare anche categorie particolari di dati o dati relativi a condanne penali e reati;
3. informazioni eventualmente acquisite nel corso delle necessarie attività istruttorie ai fini della verifica e indagine dei fatti oggetto di segnalazione.

Nel caso in cui, nel corso della gestione della segnalazione, vengano accidentalmente acquisiti dati personali manifestamente non utili, gli stessi saranno immediatamente cancellati ai sensi di quanto previsto dall’art. 13, comma 2, del D.lgs. 24/2023.

TRATTAMENTO DI DATI DI TERZI

Ai sensi dell’art. 14 del GDPR, il Titolare fornisce le seguenti ulteriori informazioni con riferimento al trattamento dei dati personali delle persone coinvolte e delle persone comunque menzionate nella segnalazione per le finalità sopra indicate, nell’ambito dell’adempimento di obblighi imposti dalle previsioni normative applicabili.

I dati delle persone coinvolte e delle persone comunque menzionate nella segnalazione possono rientrare nelle medesime categorie sopra indicate.

RISERVATEZZA E TUTELA DEL SEGNALANTE E DELLE PERSONE COINVOLTE

Il Titolare garantisce la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

Ad eccezione dei casi in cui sia accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, e ferme le altre eccezioni previste dalla legge (ad esempio, obbligo di comunicazione all’autorità competenti), l’identità del segnalante verrà protetta sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva, in ossequio alle vigenti disposizioni della Normativa Privacy.

Pertanto, e ferme le suindicate eccezioni, ai sensi dell’art. 12 comma 2 del D.lgs. 24/2023, l’identità del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso espresso dello stesso segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni.

Inoltre, verrà acquisito il consenso espresso del segnalante nel caso in cui occorra rivelare la sua identità, ai sensi dell’art. 12 commi 5 e 6 del D.lgs. 24/2023, al fine di consentire la difesa dell’incolpato in un procedimento disciplinare che si fonda solo sulla segnalazione e in cui la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile per la difesa della persona coinvolta.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il Titolare si impegna a trattare, in modo lecito, corretto e trasparente, solamente i dati necessari al raggiungimento delle finalità indispensabili per lo svolgimento delle attività oggetto della segnalazione.

Il trattamento è effettuato dal Titolare anche con l’ausilio di mezzi elettronici, ivi inclusi strumenti automatizzati.

CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

Le segnalazioni e la documentazione relativa alla loro gestione saranno conservati per un massimo di cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, salvo ulteriore conservazione in caso di procedimenti giudiziari o richieste delle Autorità o avvio di contenziosi o per il diverso termine di legge. Con riferimento, invece, alle segnalazioni relative a fattispecie non contemplate dal D.lgs. 24/2023, i dati verranno conservati per tutto il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e in conformità con quanto previsto dalle disposizioni a tutela dei diritti degli interessati e nel rispetto dei termini di prescrizione previsti per legge.

DESTINATARI

I dati personali saranno trattati unicamente, da persone autorizzate al trattamento, ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i., alle quali sono state espressamente conferite dal Titolare adeguate istruzioni in ordine alla necessità di garantire la protezione dei dati personali dei soggetti coinvolti nelle segnalazioni.

I dati personali saranno trattati altresì da fornitori di servizi strumentali al perseguimento delle finalità suindicate. Tali soggetti, qualora ne ricorrano i presupposti, saranno nominati responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

I dati personali potranno, inoltre, essere trattati per l’attivazione della tutela giudiziaria e/o disciplinare connessa alla segnalazione, ovvero comunicati alle Autorità competenti in presenza di violazioni delle normative applicabili, nonché essere trasmessi a fronte di ordine cogente delle medesime Autorità.

Tutti coloro che riceveranno e/o saranno coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tali informazioni. La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

L’elenco aggiornato e completo dei Responsabili è disponibile presso il Titolare e comunque può essere richiesto ai recapiti sopra indicati.

TRASFERIMENTO DEI DATI EXTRA UE

I dati oggetto del trattamento non vengono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico europeo.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Ai sensi degli artt. 15 -20 del GDPR gli interessati hanno diritto di ottenere, in qualunque momento e nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies: del Codice Privacy:

– una copia dei dati personali oggetto di trattamento, ove ciò non leda i diritti e le libertà altrui;

– la rettifica;

– la cancellazione;

– la revoca dell’eventuale consenso fornito;

– la limitazione del trattamento dei dati stessi nei casi previsti dall’art. 18 del GDPR, di ottenere la portabilità dei dati che La riguardano nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR, nonché proporre reclamo all’autorità di controllo competente ex articolo 77 del GDPR (Garante per la Protezione dei Dati Personali).

Per l’esercizio dei propri diritti, o per ottenere informazioni riguardo il trattamento di dati che li riguardano, gli interessati possono contattare Formazienda con una delle seguenti modalità:

– attraverso il servizio postale al seguente indirizzo: Formazienda, Via Olivetti n. 13, Crema, alla attenzione del Responsabile della Protezione dei dati (DPO);

– inviando una mail all’indirizzo del Responsabile della Protezione dei dati (DPO): dpo@formazienda.com.

Gli interessati che ritengano che il trattamento dei dati personali a loro riferiti avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR hanno, inoltre, il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, come previsto dall’art. 77 del GDPR.